Diseñar un evento es dar forma a un mensaje

Con el título de este post termina el artículo de Gloria Campos "el proceso de creatividad en los eventos en la empresa" (que podemos aplicar a cualquier ámbito) que ha publicado en la revista compe. Voy a extractar a continuación algunos de "los dardos acertados" en la diana en la que desgrana el asunto de la creatividad en los eventos.

• La creatividad se ha convertido en uno de los elementos más demandados a la hora de encargar y valorar un evento, puesto que resulta ser el factor que marca la diferencia. Hace entendible el mensaje, que le da forma, que garantiza que se comprenda y lo haga de una forma sencilla y a la vez impactante.

• El evento creativo no consiste sólo en aquel que hace algo nuevo, también es creativo el que sin ser nuevo genera una experiencia única gracias a la perfecta combinación de todos los aspectos que intervienen en su ejecución.

• Los públicos no perciben por igual lo que se muestra y transmite, por lo que antes de iniciar cualquier proceso creativo, es necesario identificar y analizar a quién nos dirigimos.

• La creatividad asociada a la organización de eventos debe identificar los intereses de los promotores del evento, su identidad corporativa y reputación, los objetivos que se pretenden con el evento, las formas asociadas a dicha imagen y estilo corporativo, los mensajes a transmitir, y el retorno que se desea. Junto a esto va asociado a la necesidad o no de cambio, porque no es igual abordar un evento de posicionamiento o de presentación de producto en una situación estable para el mercado y la compañía, que en una situación convulsa o de cambio internos. Analizadas las ideas del cliente o del promotor del evento, se puede comenzar la fase creativa: dar forma a los contenidos del acto en función de los objetivos del evento, sin olvidar que lo que importa es el mensaje.

Los actos creativos, son los que 

SORPRENDEN y SEDUCEN

• A veces, por no cuidar el envoltorio, o lo que es lo mismo, por descuidar las formas, nuestro mensaje pierden el atractivo de la belleza. Es así como nosotros acabamos perdiendo al público.

• La puesta en escena, con su estética visual, pero también corpórea y ambiental sirve de puente entre la marca y el público, predispone al entendimiento y la complicidad, arropa al invitado y transmite sensaciones de vital importancia para que se produzca contacto y complicidad. La puesta en escena no debe considerarse como el mero decorado y conjunción de colores, efectos de iluminación y espacio sonoro, es un lenguaje simbólico y sensorial que conecta con nuestros invitados, con los actores protagonistas y con el mensaje que se quiere transmitir, por ello se le otorga tanta importancia en los eventos.

El proceso creativo de un evento

• La creatividad no debe basarse sólo en la arquitectura escénica, debe basarse en el evento en sí y en lo que queremos comunicar.

• La creatividad ha sido siempre la obsesión del sector de eventos, pero muchas veces se ha identificado con bonitos colores, escenografías espectaculares, o una tematización original del evento. La creatividad no es tanto estética o de actividades o de guión, sino del mismo planteamiento del evento: Se trata de encontrar planteamientos radicalmente diferentes.

• El primer paso consiste en construir un eje argumental en base al distintas cuestiones: ¿qué queremos transmitir? ¿cuál es el mensaje? Como organizadores del evento hay que partir de unas respuestas a las siguientes cuestiones: ¿Qué me han encargado? ¿Qué pretenden transmitir y cuáles son los objetivos? ¿A quién me dirijo o qué tipo de públicos? ¿Dónde? ¿Cómo? y así un gran número de preguntas.

• A partir de cada una de las respuestas que nos realicemos, elaboramos una idea. Hay que constatar la ideoneidad de la idea y preguntarse a su vez: ¿Es un idea sencilla? ¿Es original? ¿Es positiva? ¿Entra en conflicto con la imagen de la empresa (o institución), sus productos o servicios? ¿Es notoria y genera recuerdo? ¿Puede aplicarse a varios espacios y actividades? ¿El público conoce el tema elegido para que podamos establecer paralelismos?

• Una vez establecido el eje argumental, que constituye el esqueleto conceptual expresivo del evento, se determinará el ritmo del mismo, es decir, sus secuencias y el contenido de cada una de ellas. El ritmo permitirá marcar la atención de los invitados; si es acertado generará una actitud positiva que facilita la percepción de nuestro mensaje, por eso es importante analizar el programa del evento e identificar las secuencias o momentos donde hay riesgo de perder la atención del público. Para ayudar a mantener dicha atención, pueden utilizarse los denominados recursos de dinamización (espectáculos, audiovisuales, celebridades, showoman o showmen, etc.), e introducir elementos sorpresa, lo que permitirá enfatizar contenidos importantes y controlar el ritmo, pero siempre cuidando que no se de más fuerza y relevancia al medio (por ejemplo, un espectáculo) que al mensaje.

• Los elementos dinamizadores son aquellos que favorecen la comprensión del mensaje, regulan el ritmo del evento, constituyen un atractivo añadido, nos ayudan a mantener la atención, generan sentimiento en el público y por tanto, provocan reacciones en los asistentes. La elección de estos recursos dependerá de los objetivos del evento, el mensaje, el tipo de empresa y entorno, del público al que se dirige y del presupuesto con el que contamos. Entre estos recursos se encuentran las manifestaciones escénicas y artísticas objeto de esta investigación, como son espectáculos ad hoc de distintas tipologías y producción audiovisual.

Estimular los sentidos, divertir, distraer y sorprender es otra de las cualidades de estos recursos que pueden ser de muchos tipos mediante:

• Elementos de decoración

• Elementos gráficos

• Producción Audiovisual

• Animación Artística

• Espectáculos

• Celebridades

• Tecnologías audiovisuales